1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Green Clinic Nova Sp. z o.o. w organizacji, ul. Józefa Piłsudskiego 16/19, 42-500 Będzin, NIP: 625-250-93-67, REGON: 545835560.

Adres placówki: 42-500 Będzin, ul. Józefa Piłsudskiego 99/Gabinet nr 5.

Kontakt w sprawach ochrony danych:
E-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Telefon: 513 095 146
Strona: www.poradniagc.pl

Korespondencję dotyczącą ochrony danych osobowych można również kierować na adres siedziby Spółki.

2. Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy dane identyfikacyjne i kontaktowe pacjentów, informacje o rezerwacjach i płatnościach, dane potrzebne do udzielenia świadczeń zdrowotnych oraz dane dotyczące zdrowia zawarte w dokumentacji medycznej.

W związku z prowadzeniem kont użytkowników w serwisie internetowym możemy przetwarzać dane podawane podczas rejestracji, w szczególności nazwę użytkownika, imię i nazwisko, adres e-mail oraz dane niezbędne do uwierzytelniania i obsługi konta, zależnie od zakresu formularza rejestracyjnego.

W ramach obsługi kont przetwarzane mogą być również informacje o aktywności konta, datach rejestracji i logowania, adresach IP oraz dane techniczne niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa serwisu.

W ramach strony internetowej mogą być przetwarzane dane podawane w formularzu kontaktowym, dane techniczne związane z korzystaniem ze strony oraz identyfikatory plików cookies, zależnie od aktywnych funkcji i ustawień zgód.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Utworzenie i obsługa konta użytkownika: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie danych niezbędnych do zawarcia i wykonywania umowy o świadczenie drogą elektroniczną usługi prowadzenia konta użytkownika.

Logowanie i udostępnienie funkcji rezerwacji: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – zapewnienie użytkownikowi dostępu do funkcjonalności serwisu internetowego, w tym do systemu rezerwacji wizyt po zalogowaniu.

Rejestracja pacjenta, udzielanie świadczeń zdrowotnych i prowadzenie dokumentacji medycznej: art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO, w związku z przepisami regulującymi działalność leczniczą i prawa pacjenta; w zakresie czynności umownych również art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Rozliczenia, wystawianie dokumentów księgowych i realizacja obowiązków podatkowych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Obsługa korespondencji, reklamacji oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od celu i okoliczności.

Bezpieczeństwo kont i serwisu: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ochronie systemów informatycznych, przeciwdziałaniu nieuprawnionemu dostępowi i nadużyciom.

Funkcjonowanie strony internetowej i niezbędne zabezpieczenia techniczne: art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odpowiednim zakresie. Przechowywanie lub odczytywanie informacji z urządzenia użytkownika podlega także przepisom dotyczącym cookies.

Analityka internetowa, w tym Google Analytics, jeżeli jest włączona: na podstawie odpowiedniej zgody, gdy jest wymagana. Odmowa zgody nie wpływa na możliwość korzystania z konta ani z konsultacji.

Marketing elektroniczny: wyłącznie na właściwej podstawie prawnej i po uzyskaniu wymaganych zgód na komunikację.

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych wymaganych w formularzu rejestracji konta użytkownika jest dobrowolne, jednak niezbędne do utworzenia konta i korzystania z funkcji dostępnych po zalogowaniu.

Założenie konta wymaga zaakceptowania Regulaminu korzystania z serwisu, rezerwacji wizyt i płatności. Akceptacja Regulaminu nie stanowi zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Dane niezbędne do utworzenia i prowadzenia konta przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Z tego względu nie jest wymagane odrębne wyrażenie zgody RODO na prowadzenie konta.

Podanie danych wymaganych prawem lub niezbędnych do rejestracji i udzielenia świadczenia zdrowotnego jest konieczne do realizacji wizyty.

Podanie danych do dobrowolnych formularzy lub wyrażenie zgody na analitykę i marketing nie jest obowiązkowe.

Prowadzenie dokumentacji medycznej nie opiera się na zgodzie RODO. Cofnięcie zgody marketingowej nie powoduje usunięcia dokumentacji medycznej, której przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.

5. Konta użytkowników i dostęp do rezerwacji wizyt

Serwis internetowy poradniagc.pl umożliwia osobom pełnoletnim utworzenie indywidualnego, bezpłatnego konta użytkownika.

Konto umożliwia zalogowanie do serwisu i uzyskanie dostępu do funkcji elektronicznej rezerwacji wizyt w systemie Medfile, po uruchomieniu tej funkcjonalności przez placówkę.

Utworzenie konta w serwisie internetowym nie oznacza automatycznego utworzenia dokumentacji medycznej, dokonania rezerwacji ani rozpoczęcia udzielania świadczeń zdrowotnych.

Dane związane z prowadzeniem konta użytkownika są przetwarzane przez okres jego aktywności. Po usunięciu konta mogą być przechowywane wyłącznie w zakresie i przez okres uzasadniony obowiązującymi przepisami lub koniecznością ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń.

Użytkownik może wystąpić o usunięcie konta za pośrednictwem adresu Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..

Usunięcie konta w serwisie internetowym nie powoduje automatycznego usunięcia danych zgromadzonych w dokumentacji medycznej, jeżeli ich dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.

6. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dostawca systemu Medfile działa na zlecenie Green Clinic Nova Sp. z o.o. w organizacji jako podmiot przetwarzający dane osobowe (procesor) w celu obsługi rejestracji pacjentów, organizacji i realizacji wizyt oraz prowadzenia dokumentacji medycznej w systemie, w zakresie powierzonym przez administratora.

Green Clinic Nova Sp. z o.o. w organizacji pozostaje administratorem danych osobowych pacjentów i określa cele oraz sposoby ich przetwarzania.

Samo utworzenie konta użytkownika w serwisie internetowym nie oznacza automatycznego przekazania danych do systemu Medfile. Dane niezbędne do rezerwacji wizyty są przetwarzane w związku z korzystaniem z udostępnionego systemu rejestracyjnego.

Dostęp do danych mogą mieć ponadto upoważnione osoby wykonujące zawody medyczne i obsługujące placówkę, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz inni usługodawcy, w szczególności dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, płatności i księgowości, stosownie do ich rzeczywistej roli i podstawy prawnej.

7. Korzystanie z usług dostawców technologicznych

Administrator korzysta z usług dostawców technologicznych wspierających funkcjonowanie poradni i strony internetowej, w szczególności w zakresie systemów informatycznych, prowadzenia kont użytkowników, rejestracji wizyt, hostingu oraz komunikacji elektronicznej.

Przetwarzanie danych w ramach tych usług odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Administrator stosuje odpowiednie zabezpieczenia organizacyjne i techniczne oraz wymagane prawem mechanizmy ochrony danych.

Jeżeli korzystanie z określonych usług wiąże się z przekazywaniem danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, administrator zapewnia zastosowanie odpowiednich mechanizmów prawnych, w szczególności decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych.

Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z administratorem.

8. Okresy przechowywania danych

Dokumentację medyczną przechowujemy co do zasady przez 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkami przewidzianymi w art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

Dane związane z kontem użytkownika przechowywane są przez okres jego aktywności, a po usunięciu konta przez okres niezbędny do realizacji obowiązków prawnych lub ochrony uzasadnionych roszczeń.

Dokumenty księgowe przechowywane są przez okresy wynikające z przepisów podatkowych i rachunkowych.

Dane związane z rezerwacją i roszczeniami przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji umowy i upływu odpowiednich terminów przedawnienia.

Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowywane są do jej wycofania lub ustania celu, z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów.

Dane techniczne i pliki cookies przechowywane są zgodnie z ustawieniami stosowanych narzędzi i informacjami dostępnymi w panelu zarządzania zgodami.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie określonym przepisami RODO osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu.

Nie wszystkie te prawa mają zastosowanie w każdej sytuacji, w szczególności wobec dokumentacji medycznej objętej ustawowym obowiązkiem przechowywania.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: www.uodo.gov.pl .

10. Cookies i narzędzia analityczne

Strona internetowa wykorzystuje pliki cookies niezbędne do prawidłowego działania serwisu, w szczególności do obsługi logowania, utrzymania sesji użytkownika oraz zapewnienia bezpieczeństwa kont.

Cookies niezbędne do działania konta i realizacji usługi nie wymagają odrębnej zgody użytkownika w zakresie przewidzianym przepisami prawa.

Dodatkowe pliki cookies, w szczególności analityczne i marketingowe, mogą być stosowane po uzyskaniu wymaganej zgody.

Użytkownik może zarządzać udzielonymi zgodami i je wycofywać za pomocą ustawień prywatności dostępnych na stronie internetowej, jeżeli takie narzędzia są wykorzystywane.

11. Bezpieczeństwo i aktualizacja

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka, w tym kontrolę dostępu do danych medycznych, upoważnienia, zabezpieczenia kont użytkowników oraz zabezpieczenia systemów informatycznych.

Niniejsza informacja może być aktualizowana wraz ze zmianą procesów przetwarzania danych, funkcjonalności serwisu i usługodawców.